Es ist ärgerlich, eine Frist zu versäumen. Denn oft steht einiges auf dem Spiel. Als Ausweg erscheint am Ende nur die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand. Das kann funktionieren, erfordert aber sehr viel Genauigkeit im Detail. Sowohl bei der Begründung des Antrags als auch vorher bei der Ausgestaltung der innerbetrieblichen Abläufe.

Dies bekräftigt der BFH mit Beschluss vom 22.09.2023, IX R 29/22. Hier wurde eine Frist zur Revisionsbegründung versäumt und ein Wiedereinsetzungsantrag gestellt. Es wurde ein entschuldbares Büroversehen geltend gemacht – das der BFH jedoch nicht als gegeben sah.

Dem BFH reichte nicht aus, dass

• vorgetragen wurde, die für Fristsachen zuständige Mitarbeiterin habe es versäumt, die Frist in den Fristenkalender des Prozessbevollmächtigten einzutragen,
• sie sei aber umfassend in die Kanzleiabläufe eingewiesen sowie
• mündlich angewiesen worden, die zutreffenden Eintragungen sicher zu stellen.

Der BFH verlangt vielmehr

• konkrete Angaben zur Ausbildung und zum Erfahrungsstand der für Fristsachen zuständigen Mitarbeiter
• keine bloße Belehrung, sondern auch eine Überwachung, wie die Belehrungen eingehalten werden
• konkrete Angaben zu kanzleiinternen Regelungen zur Fristeintragung
• Aussagen zu Regelung und zeitlichem Abstand bei Stichprobenkontrollen im Rahmen einer „Zweitkontrolle“
• genaue Angaben zur Person und Qualifikation der mit einer „Zweitkontrolle“ beauftragten Mitarbeiter, wenn diese nicht durch die Berufsträger erfolgt.

Auch diese Entscheidung zeigt (erneut), wie engmaschig das Netz zur Vermeidung von Fehlern bei Fristsachen sein muss. Ein Wiedereinsetzungsantrag muss interne Vorgänge so genau wie möglich beschreiben. Bleibt es bei eher pauschalen Behauptungen, bleibt der Antrag wie hier ohne Erfolg.

Entsprechend müssen natürlich nicht nur die tatsächlichen Anweisungen in ihrer Kanzlei ausgestaltet sein, sondern auch die Überwachung der Einhaltung. Regelungen und Anweisungen sollten auf jeden Fall schriftlich festgehalten werden und nicht nur mündlich erfolgen!

Fundstelle: BFH-Beschluss vom 22.09.2023, IX R 29/22

Autor: Thore Guse