Die Anforderungen an die organisatorischen Maßnahmen und Vorkehrungen im Zusammenhang mit fristwahrenden Handlungen werden durch die Rechtsprechung in schwindelerregende Höhen geschraubt!

In einer aktuellen Entscheidung stellt das FG Köln klar, dass eine „allabendliche Ausgangskontrolle“ erforderlich ist, die nicht nur dem Zweck dient, im Fristenkontrollbuch noch unerledigt gebliebene Fristsachen aufzufinden, sondern auch der Prüfung, ob bei bereits als erledigt vermerkten Fristsachen die fristwahrende Handlung noch aussteht.

Der verantwortliche Berufsträger muss eine Anordnung treffen, dass eine beauftragte (zuverlässige) Bürokraft diese Prüfung jeden Tag (allabendlich) durchzuführen hat! Die Bürokraft hat sich dabei anhand der Akte selbst zu vergewissern, dass „zweifelsfrei nichts mehr zu veranlassen ist“.

Dies sei erforderlich „weil es selbst bei ordnungsgemäßen Organisationsabläufen zu individuellen Fehlern kommen kann, die es nach Möglichkeit zu entdecken und beheben gilt“.

Werden entsprechende organisatorische Maßnahmen nicht dargelegt, kommt eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gem. § 110 AO nicht in Betracht, weil den Berufsträger ein eigenes Organisationsverschulden trifft, dass der Beteiligte (Mandant) sich als Verschulden zurechnen lassen muss.

Die Hürden für eine erfolgreiche Wiedereinsetzung in den vorigen Stand sind bei einem aufgrund eines „Büroversehen“ nicht rechtzeitig eingereichten Einspruch extrem hoch!

Treffen Sie also die erforderlichen Maßnahmen und denken Sie an die umfassende und substantiierte Begründung des Wiedereinsetzungsantrags innerhalb der Wiedereinsetzungsfrist. Diese Begründung kann nicht nachträglich beigebracht werden.

Fundstelle: FG Köln Urteil vom 23.02.2023, 11 K 378/22

Autor: Thore Guse